Scope and Application (Final)


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企業向けのガイダンス Part11、電子記録;電子署名―範囲と適用

本ガイダンスは、この論題に関するFDAの現在の考えを表す。本ガイダンスは、いかなる人物にいかなる権利を作り出 したり与えたりするものでもなければ、FDAや公衆を束縛しようとするものでもない。代替アプローチで、該当する法令 や規制の要求事項を満たせる場合は、そのアプローチを使用してもよい。代替アプローチについての相談は、本ガイ ダンスの実施責任を持つFDAスタッフに連絡すること。担当のFDAスタッフが分からない場合、本ガイダンスの表紙にリ ストされている電話番号に電話すること。

I.イントロダクション

本ガイダンスはPart11、Title 21連邦規定規約(The Code of Federal Regulations);電子記録;電子署名の範囲と適用に 関するFDAの現在の考えを記述するものである。

本ドキュメントは、記録の保持や情報のFDAへの提出するための法規やFDA規制の別箇所の要求事項を遂行する際 に、次の者のためのガイダンスとなる。記録を保持するため、あるいは指定された情報を電子的に提出することを選択 した者、および結果としてPart 11に従うべきことになる者である。Part 11は、当局規則で明示される記録の要求事項 に従い、電子形式の記録の作成、修正、維持、保管、検索、あるいは送信に適用する。

Part 11はまた、 たとえ電子記録が政府機関規則(Agency Regulations(§11.1))中で特に明らかにされてなくとも、連邦 食品、薬品、化粧品法(Federal Food, Drug, and Cosmetic Act(以下the Act)と公衆健康サービス法(Public Health Service Act(以下PHS Act)下の政府機関に提出する電子記録に適用する。The Act、PHS Act、FDA規則(Part 11以 外)で明らかとなっている基本的な要求事項は、本ガイダンスドキュメントの中ではプレディケート・ルール(predicate rules)として言及している。
FDAは現在、人間と動物薬品および生物製剤のcurrent good manufacturing practice(以下CGMP)の主導権をとってい るために、FDAはPart 11の再検討を行っており、規制対象製品すべてにPart 11を適用する。FDAは再検討の結果、 Part 11変更のルール作りの着手を予定している。本ガイダンスでは、Part 11の範囲を狭義に解釈することを説明して いる。Part 11の再検討する一方で、FDAは一部のPart 11要求事項に関しては柔軟な対応を考えている。すなわち FDAは、Part11の要求事項であるバリデーション、監査証跡、記録保持、記録の複製などのコンプライアンスを強める ために、FDAが強制行為をとること意図はないと本ガイダンスで説明している しがしながら、基礎となっているプレディケート・ルール(predicate rules)にしたがって、記録はなお保持・提出しなければ ならず、プレディケート・ルールへの非コンプライアンスに対して、当局は規制措置をとることができる。

さらに、FDAは柔軟な対応を意図している。また、Part11要求事項を強制する措置の執行(もしくは推奨)をしないシステ ムがある。それは、Part11発効日である1997年8月20日より前に稼動しており(通常レガシーシステムとして知られる)、 本ガイダンスのセクションIII.C.3に述べられた状況下にあるシステムである
Part11は今までどおり有効であり、柔軟な対応は、本ガイダンスに特定された場合に限り適用するということに留意す ること。

FDA のガイダンスドキュメントは、本ガイダンスも含め、法的に施行可能な責任を負うものではない。その代わり、特定 の制限や法令の要求事項が特記されていない限り、ガイダンスは当局のある議題についての現在の考えを述べたも のであり、単に奨励事項としてみなされるべきである。当局のガイダンスでの"すべきである"という語は、ある事柄の示 唆・奨励を意味しており、要求を表しているわけではない。

II.背景

1997年3月、FDAはPart 11規定の最終版を発行し、ある状況下で電子記録に施された電子記録、電子署名、および手 書き署名が、紙の上での記録や紙の上で手書きされた署名と同等なものとしてFDAが受理する基準を述べた。これら の規定は、FDAのすべてのプログラムエリアに適用するものだが、電子技術の最大限の使用を許可することであり、公衆の健康を守るというFDAの責任とも合致するものであった。

Part 11が1997年8月に発効されると、業界、請負業者、当局の間でこの規制の解釈と実施について重要な議論が起こ< った。FDAは、(1)多数の会議でPart11について講演し、潜在的なPart 11の課題について更に意見を聞くことに努め、 産業団体や他の関連団体と数え切れないほど会合し、(2) コンプライアンスポリシーガイドCPG 7153.17: Enforcement Policy: 21 CFR Part 11; 66Electronic Records; Electronic Signatures; を発行し、(3)下記に挙げるものを含む数多くの ドラフトガイダンスドキュメントを発行した。

  • 21 CFR Part 11; Electronic Records; Electronic Signatures Validation
  • 21 CFR Part 11; Electronic Records; Electronic Signatures, Glossary of Terms
  • 21 CFR Part 11; Electronic Records; Electronic Signatures, Time Stamps
  • 21 CFR Part 11; Electronic Records; Electronic Signatures, Maintenance of Electronic Records
  • 21 CFR Part 11; Electronic Records; Electronic Signatures, Electronic Copies of Electronic Records

こうしたやり取りを通して、Part 11の要求事項の解釈によっては懸念が生じているものがある。 それは、(1) FDAは発表した規則施行の意図と矛盾する方法で、不必要に電子技術の使用を制限している、(2)その規 則が起草された当初には予想されなかったコンプライアンスのコストが、著しく増加している、(3)技術刷新やテクノロジ ーの進歩を阻み、公衆の健康に顕著な利益をもたらさない。これらの懸念が特に高かったエリアは、Part 11要求事項 のバリデーション、監査証跡(audit trail)、記録保管(record retention)、記録コピー(record copying)、そしてレガシーシ ステムである。

これらの懸念を受けて、FDAはPart 11ドキュメントおよび関連発行物を、特に当局のCRMPイニシアティブに照らし合わ せてレビュすることを決定した。 2003年2月4日のFederal Register(68 FR 5645)で、我々は業界のためのガイダンスドラフト21 CFR Part 11; Electronic Records; Electronic Signatures, Electronic Copies of Electronic Recordsの撤回を発表した。というのも、このガイダン スドラフトが新しいCGMPを主導するFDAの代表的なアプローチでなくなる可能性があるため、そのガイダンスドラフトの レビュやコメントに費やす業界の時間を無駄にしないためである。その後、2003年2月25日のFederal Register(68 FR 8775) で、Part 11バリデーション、用語集、タイムスタンプ、電子記録保持、そしてCPG7153.17についてのドラフトガイ ダンスの撤回を発表した。FDAはこれらのドラフトガイダンスやCPGの再発行を意図していない。

FDAはPart 11の再検討中であり、その条項を改訂のルール作りの着手を見込んでいる。 Part 11の要求事項に応じるための不必要なリソースの消費を避けるために、このガイダンスを発行した。そこで述べ ているのは、Part 11の再検討中、Part 11要求事項のある項目に対して、FDAが取ろうとする柔軟な対応方法である。 以前に述べたとおり、Part 11の再検討中はPart 11は引き続き有効である。

III.ディスカッション

A.Part 11の要求事項に対する総体的なアプローチ
下記に詳しく述べているとおり、本ガイダンスで概説するアプローチは3つの主な要素に基づいている。

Part 11を狭義に解釈すると、Part 11の対象となる記録が少なくなるということが目下明らかになりつつある。 引き続きPart 11の対象となる記録について、バリデーション、監査証跡、記録保持、記録のコピーに対するPart 11要 求事項に関しては、ガイダンスで述べた方法で柔軟に対応する所存である。また、(レガシーシステムとして知られる) Part 11の発効日以前に稼動していたシステムについては、すべてのPart 11要求事項について柔軟に対応を執り行う 予定である。
プレディケートルールの記録と記録保持要求事項を含む、すべてのプレディケート・ルール要求事項を執り行う。

FDAが執り行うこのガイダンスで述べたとおりの柔軟な対応は、特定のPart 11要求事項に限られていることに留意す ることが重要である。(レガシーシステムは除く、それは任意裁量の範囲が、ある状況下では広義にとられるためであ る。)  FDAは、Part11の他の規定をすべて執り行う予定である。その中には§11.10のクローズドシステムへの特定の 管理を含むが、それらに限定しない。
例えば、FDAが執り行う予定の管理と要求事項に関する規定には、下記のものがある。

  • オーソライズされた個人にシステムアクセスを限定
  • オペレーションシステムチェックの使用
  • オーソリティチェックの使用
  • デバイスチェックの使用
  • 電子システムを開発、管理もしくは利用する人物が教育・トレーニングを受け、割り当てられたタスク実行の経験をもっていることの判断
  • 電子署名を行う個人はその行動に責任を持つことを明文化し、それを遵守する
  • システムのドキュメンテーションの適切な管理
  • オープンシステムの管理で、上記の箇条書きで示したクローズドシステムの管理に対応するもの (§ 11.30)
  • 電子署名に関連する要求事項(例、§§ 11.50, 11.70, 11.100, 11.200, および11.300)

FDAは、これらの規定に対する規制の継続を期待し、規制の施行を継続する。さらに、当事者は該当するプレディケー ト・ルールに従わなければならず、管理・提出を要求されている記録はプレディケート・ルールに基づいて安全性、信頼 性のあるものでなければならない。

B.アプローチの詳細 −Part 11の範囲
1.範囲の狭義解釈
FDAは、Part 11の範囲については異なる見解があることを承知している。Part 11の範囲を非常に広く解釈している者 もいる。広義の解釈を行った場合、公共の健康に与える利益を提供することがないうえ、不必要なコントロールやコスト がかかり、また技術的進歩や刷新を減速させることになるとFDAは考える。その結果、当局はPart 11の範囲を狭義に 解釈する方向にあることを明確にしたい。

Part11の範囲を狭義に解釈する場合、プレディケート・ルールに沿って管理しれ、FDAに提出を要求される記録に関 し、担当者が紙形式の代わりに電子形式で使用する記録を選ぶ際にPart 11を適用する。一方、コンピュータを用いて 電子記録を紙出力するとき、その紙の記録が該当するプレディケート・ルールのすべての要求事項を満たしており、担 当者が紙記録において規制遵守を遂行している場合、FDAは通常§§ 11.2(a) と 11.2(b)に基づき、担当者が"紙記録 の代わりに電子記録を使用"したとはみなさない。このような例で、コンピュータシステムの使用して紙形式の記録を出 力する場合、Part11にはあたらない。

2.Part11記録の定義
狭義の解釈のもとで、FDAはPart 11を下記の電子形式による記録や署名に適用するとみなす(Part 11 記録もしくは署名)。
プレディケート・ルールによって管理することが要求されている記録および、紙形式に代わり、電子形式で管理される 記録。一方、プレディケート・ルールに従って保持するよう要求されないにもかかわらず電子形式で管理する記録(およ び関連したあらゆる署名)は、Part 11記録ではない。特定の記録が、プレディケート・ルールに基づいて、Part 11記録 かどうかを判断することをFDAが推奨する。その判断を文書化することも推奨する。 プレディケート・ルールで管理が要求される記録、紙形式に加え、電子形式で管理する記録、および規制された作業 の遂行するため、そのもととなる記録。

実際のビジネスにおいては、§11.2(a)に従い、紙記録に代わり電子記録を使用するかどうか、決定することがある。 例えば、記録をプレディケート・ルールによって管理することが要求され、コンピュータを用いて電子記録を紙に出力す るが、それにもかかわらず電子記録に基づいて規制遵守作業を遂行する場合、当局は紙記録の代わりに電子記録を 使用しているとみなす可能性がある。つまり、当局はPart 11を適用するかどうかを決定する際に、ビジネス業務を考慮 する可能性がある。

したがって、プレディケート・ルールによって管理することが要求される各記録に対し、規制遵守作業を行う際に、電子 記録と紙記録のどちらに基づくか前もって決定すること、そしてその決定を文書化することも推奨する。(例、標準業務 手順書 (SOP)もしくは仕様書)

(たとえその記録が明確に当局の規制で特定していないとしても)プレディケート・ルールの下でFDAに提出した電子形 式の記録(記録が、当局が容認する電子形式の提出形態、ドケットNo. 92S-0251にあたるとみなす) しかしながら、それ自体は提出されないが申請書を作り出すのに用いられる記録は、Part 11の記録ではないが、プレ ディケート・ルールによって管理することを要求され電子形式で管理する場合は、Part 11の記録となる。 プレディケート・ルールによって要求される手書きの署名、イニシャル、および他の一般的なサインと同等の電子署 名。Part11署名には、例えば、プレディケート・ルールに従って発生したイベントや行為(例 承認、レビュ、検証などの) を文書化にするときに使用する電子署名も含まれる。

C.Part11要求事項への特化したアプローチ
1.バリデーション
当局は、コンピュータ化したシステムのバリデーションに特化したPart 11要求事項(§ 11.10(a)と§11.30中の対応する 要求事項)に関し柔軟な対応を意図している。担当者は、バリデーションのための該当するプレディケート・ルールの要 求事項すべてに従わなければならないが(例、 21 CFR 820.70(i))、本ガイダンスはバリデーションに関する要求事項を 追加するものではない。

コンピュータ・システムのバリデーションと、そのバリデーションを行う度合いを決定するとき、プレディケート・ルールの 要求事項に従うシステムに与える影響を考慮することを推奨する。また、考慮すべきことは、それらのシステムが、要 求される記録および署名の正確性、信頼性、完全性、可用性および確実性に与える影響である。システムをバリデート するというプレディケート・ルールの要求事項がないとしても、システムをバリデートすることが重要な場合がある。FDA が推奨するアプローチは、リスク・アセスメントの正当化および文書化、そして製品の品質と安全性、記録の完全性に 影響を及ぼす可能性をもつシステム判断することに重点をおいたアプローチである。コンピュータ・システムのバリデー ションに関する詳しいガイダンスについては、FDAによる業界およびFDAスタッフ向けのガイダンスである、FDA staff General Principles of Software Validation およびGAMP 4 Guideといった業界向けのガイダンスを参照のこと(参考文献 の項を参照)

2.監査証跡
当局は、コンピュータが作成し、タイプスタンプを付けた監査証跡に関連したPart 11 要求事項(§ 11.10(e), (k)(2) およ び§ 11.30中の対応する要求事項)について柔軟に対応する予定である。なお担当者は、たとえば日付(例、§ 58.130 (e))、時間、イベントの順序などのドキュメンテーションに関連する、該当するプレディケート・ルールの要求事項すべて に従い、また、記録の変更により以前の入力が不明瞭にならないよう確認する要求事項にも従わなければならない。

たとえば、ある事例における日付、時間、イベントの順序を文書化するプレディケート・ルールの要求事項がないとしても、記録の信用性と信頼性を保障するために監査証跡もしくは他の物理的、論理的、手続上安全な手段をもつことは重要となりうる。監査証跡や他の適切な手段を適用するかどうかは、プレディケート・ルールの要求事項を遵守する必要性、適正化し、文書化したリスク・アセスメント、および製品の品質と安全性および記録の完全性に及ぼす可能性をもとに判断することを勧める。また、そういった調査の基づいて適切な管理を適用することを勧める。ユーザが通常操作の際に規制された記録を作成、修正もしくは削除する場合において、監査証跡は特に重要である。

3.レガシーシステム
当局は、システムに対するすべてのPart11要求事項に関し、Part11発効日の1997年8月20日より前に稼動していたシ ステムの他に、下記の特定の状況のもとで稼動していたシステムには、柔軟に対応する意図がある。すなわち、当該 システムが下記の基準をすべて満たしていれば、当局は、Part11要求事項に遵守を強制する措置をとる意図はない。

  • システムが発効日より前に稼動
  • システムが発効日より前に適用されるプレディケート・ルールの要求事項を満たしていた
  • システムが現時点でプレディケート・ルールの要求事項をすべて満たしている
  • システムが使用目的に適合しているという証拠と正当性を文書化している。(該当する場合、記録の安全性と完全性の容認レベルも記録している)

1997年8月20日以降にシステムが変更され、その変更により、システムがプレディケート・ルールの要求事項に適合し なくなった場合、本ガイダンスで表明しているポリシーの執行に従って、Part 11管理がその記録および署名に適用される。

4.記録のコピー
当局は、記録のコピーの作成に関連したPart 11の要求事項(§11.10(a)と§11.30中の対応するあらゆる要求事項)に関して、柔軟に対応する意図がある。査察中は、調査員に適切で有用な記録へのアクセスを与えるべきである。保持しているすべての記録はプレディケート・ルールに基づき、査察の対象とされる(例、§§211.180(c)、(d)、および108.35 (c)(3)、(ii))。

  • 我々は、電子記録のコピーを下記のように作成することを勧める。
  • 記録が一般的なポータブル形式で維持されている場合、その形式で記録のコピーを作成する

自動変換もしくはエキスポートの方法を用いて、可能ならばより通常に近い形式(PDF、XMLやSGMLなどのフォーマットで、ただしそのフォーマットに限定しない)でコピーを作成する
どちらの場合も、その内容と意味をそのまま維持して記録を複製できる、コピープロセスを使用することを推奨する。 Part 11記録を検索、ソートできる機能を持ち、もしくはPart 11に特化した記録を行なう機能があり、むずかしくなく、技 術的に可能であれば、当局に提供するコピーにも同等の機能を持たせるべきである。当事者のサイトで当事者のハー ドウェアとソフトウエアを用い、確立された手順と記録にアクセスする技術に従って査察、レビュ、人が読解できる形で の記録のコピーを行うべきである。

5.記録保持
当局は、記録の保持期間中、正確ですぐにでも回復できるために、記録の保護についてのPart 11の要求事項(§11. 10(a)と§11.30中の対応するあらゆる要求事項)に関して、柔軟に対応する意図がある。なお担当者は記録の保持と有 効性に対し、すべての該当するプレディケート・ルールの要求事項に従わなければならない (例、§§ 211.180(c),(d), 108.25(g), および108.35(h))。
記録の維持方法はプレディケート・ルールの要求事項に基づいて判断し、その判断は適正化し、文書化したリスク・ア セスメントおよび、オーバータイムの記録の価値に基づくことを奨励する。

当事者がマイクロフィルム、マイクロフィッシュ、および紙のような非電子メディアで、あるいはPDFのような標準的な電 子ファイル形式で要求された電子形式の記録を保管することを決定しても、FDAは通常異議を唱えない。(例 PDF、 XMLやSGMLなどのフォーマットで、ただしそのフォーマットに限定しない)当事者は、すべて該当するプレディケート・ル ールの要求事項に従わなければならない。また、記録それ自体と要求された記録のあらゆるコピーはその内容と意味 を保持すべきである。加えて、プレディケート・ルールの要求事項が満たされ、それらの記録の内容と意味が保持され たまま保管されている限り、紙記録と電子記録および署名の構成要素は共存可能である(すなわち、ハイブリッドな状態)。

参考文献

Food and Drug Administration References 284 285
Glossary of Computerized System and Software Development Terminology
(Division of Field Investigations, Office of Regional Operations, Office of Regulatory Affairs, FDA 1995)
( http://www.fda.gov/ora/inspect_ref/igs/gloss.html) 326

General Principles of Software Validation; Final Guidance for Industry and FDA Staff
(FDA, Center for Devices and Radiological Health, Center for Biologics Evaluation and Research, 2002)
( http://www.fda.gov/cdrh/comp/guidance/938.html)

Guidance for Industry, FDA Reviewers, and Compliance on Off-The-Shelf Software Use in Medical Devices
(FDA, Center for Devices and Radiological Health, 1999)
(http://www.fda.gov/cdrh/ode/guidance/585.html)
Pharmaceutical CGMPs for the 21st Century: A Risk-Based Approach;
A Science and Risk-Based Approach to Product Quality Regulation Incorporating an Integrated Quality Systems Approach (FDA 2002)
(http://www. fda.gov/oc/guidance/gmp.html)

Industry References

The Good Automated Manufacturing Practice (GAMP) Guide for Validation of Automated, GAMP 4 (ISPE/ GAMP Forum, 2001) (http://www.ispe.org/gamp/)
ISO/IEC 17799:2000 (BS 7799:2000) Information technology - Code of practice for information security management (ISO/IEC, 2000)
ISO 14971:2002 Medical Devices - Application of risk management to medical devices (ISO/IEC, 2001)



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