Scope and Application (Final)


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企業向けのガイダンス Part11、電子記録;電子署名―範囲と適用

ドラフトガイダンスこのガイダンスはコメント目的のみのために配布されているこのドキュメントドラフトに関するコメントや提案は、発表から60日以内にガイダンスドラフトの有効性を声明する告知をもってFederal Registerに提出しなければならない。コメントはDockets Management Branch(HFA-305),Food and Drug Administration, 5630 Fishers Lane, rm1061, Rockville,MD20852に提出すること。すべてのコメントはFederal Registerで発行する有効性告知に記載している協議事項番号(docket number)で記名すること。 本ドキュメントドラフトに関する質問は下記に連絡すること。
(CDER) Joseph C. Famulare, 301-827-8940, part11@cder.fda.gov; (CBER) David Doleski, 301-827-3031, doleski@cber.fda.gov; (CDRH) John Murray, 301-594-4659, jfm@cdrh.fda.gov; (CVM) Vernon D. Toelle, 301-827-0312, vtoelle@cvm.fda.gov; (CFSAN) JoAnn Ziyad, 202-418-3116, jziyad@cfsan.fda.gov; or (ORA) Scott MacIntire, 301-827-0386, smacinti@ora.fda.gov. U.S. Department of Health and Human Services Food and Drug Administration Center for Drug Evaluation and Research (CDER) Center for Biologics Evaluation and Research (CBER) Center for Devices and Radiological Health (CDRH) Center for Food Safety and Applied Nutrition (CFSAN) Center for Veterinary Medicine (CVM) Office of Regulatory Affairs (ORA) February 2003 Compliance

目次
  1. イントロダクション
  2. 背景
  3. ディスカッション
    1. Part 11の要求事項への総合的なアプローチ
    2. アプローチの詳細―Part11の範囲範囲の狭義の解釈
      1. Part11記録の定義
    3. 特定のPart11要求事項へのアプローチ
      1. バリデーション
      2. オーディトトレイル(監査証跡
      3. レガシーシステム
      4. 記録のコピー
      5. 記録の保持
  1. 参考文献

本ガイダンスドラフトは、完成の際に、この論題に関するFDAの現在の考えを表す。 本ガイダンスドラフトは、いかなる人物にいかなる権利を作り出したり与えたりするものでもなければ、FDAや公衆を束縛しようと操作するものでもない。このようなアプローチが該当する法令や規制の要求事項を満たす場合は、代替アプローチを用いてもよい。

I.イントロダクション

本ガイダンスはPart11、Title 21連邦規定規約(The Code of Federal Regulations);電子記録;電子署名の範囲と適用に関するFDAの現在の考えを述べようと意図するものである。

本ドキュメントは、記録を保持したり情報をFDAに提出したりするために、法規やFDA規制の別の部分の要求事項を遂行する際に、次の者のためのガイダンスとなる。記録を保持するため、あるいは指定された情報を電子的に提出することを選択した者、および結果としてPart11に従うべきことになる者である。Part11は、当局規則で明らかにされるあらゆる記録要求事項のもとで作成、修正、保持、記録、回復、あるいは送信する電子形式記録に適用する。

Part 11はまた、 たとえ電子記録が政府機関規則(Agency Regulations(§11.1))中で特に明らかにされてなくとも、連邦食品、薬品、化粧品法(Federal Food, Drug, and Cosmetic Act(以下the Act)と公衆健康サービス法(Public Health Service Act(以下PHS Act)下の政府機関に提出する電子記録に適用する。The Act、PHS Act、FDA規則(Part 11以外)で明らかとなっている基本的な要求事項は、本ガイダンスドキュメントの中ではプレディケート・ルール(predicate rules)として言及している。

人間と動物薬品および生物学を手始めにしたFDAのcurrent good manufacturing practice(以下CGMP)の副産物として、FDAが規定生産品すべてにPart 11を適用するよう、FDAはPart 11の再検討をしている。我々がその再検討の結果として、Part 11の条項の修正を行うこともありうる。本ガイダンスでは、Part 11の再検討が進行中に我々がPart 11の範囲を狭義に解釈することを説明している。また、我々はPart 11の特定の要求事項については施行の実施を規制裁量にする(exercise enforcement discretion)予定であることも説明している。

バリデーション、監査証跡(Audit Trail)、記録管理(Record Retention)、Part 11の記録コピー要求事項(record copyingrequirements of Part 11)のコンプライアンス実施のための規制行為は、本ガイダンスで説明するとおり、通常は行わない。しかしながら、基礎となっているプレディケート・ルール(predicate rules)にしたがって、なお記録を保持・提出しなければならない。

さらに、Part 11の再検討中、われわれは施行の実施を規制裁量とし、Part 11の実効期日である1997年8月20日以前に使用されたシステム(一般的には既存のシステム、またはレガシーシステムとして知られている)については通常Part11の施行のための行政措置をとらない意向である。

FDA のガイダンスドキュメントは、このドキュメントも含め、法的に施行可能な責任を負うものではない。その代わり、特定の制限や法令の要求事項が特記されていない限り、ガイダンスは当局のある議題についての現在の考えを述べたものであり、単に奨励事項としてみなされるべきである。当局のガイダンスでの"すべきである"という語は、ある事柄の示唆・奨励を意味しており、要求を表しているわけではない。

II.背景

1997年3月、FDAはPart11規定の最終版を発行したが、そこでは、ある状況下で電子記録に施された電子記録、電子署名、および手書き署名が、紙の上での記録や紙の上で手書きされた署名と同等なものとしてFDAによって受理される前提条件が述べられていた。これらの規定は、FDAのすべてのプログラムエリアに適用するものだが、電子技術の最大限の使用を許可することであり、公衆の健康を守るというFDAの責任とも矛盾しないものであった。

Part 11が1997年8月に実施されると、産業界、請負業者、当局の間でこの規則の解釈と実行について重要な議論が起こった。FDAは、(1)多数の会議でPart 11について講演し、潜在的なPart 11の課題について更なる話し合いをもつ努力をすべく産業団体や他の利益団体と数え切れないほど会合し、(2) コンプライアンスポリシーガイドCPG 7153.17:Enforcement Policy: 21 CFR Part 11; 66Electronic Records; Electronic Signatures; を発行し、(3)下記に挙げるものを含む数多くのドラフトガイダンスドキュメントを発行した。

  • Guidance for industry, 21 CFR Part 11; Electronic Records; Electronic Signatures 70 Validation 71
  • Guidance for industry, 21 CFR Part 11; Electronic Records; Electronic Signatures, 72 Glossary of Terms 73
  • Guidance for industry, 21 CFR Part 11; Electronic Records; Electronic Signatures, Time 74 Stamps 75
  • Guidance for industry, 21 CFR Part 11; Electronic Records; Electronic Signatures, 76 Maintenance of Electronic Records 77
  • Guidance for industry, 21 CFR Part 11; Electronic Records; Electronic Signatures, 78 Electronic Copies of Electronic Records 79

当局のスタッフによる声明の中には、公式な当局のポリシーの声明であると誤解されたものもあるかもしれない。Part11の要求事項のいくつかの解釈で懸念が生じた。それは、(1) FDAが発表した規則施行の意図と矛盾する方法で不必要に電子技術の使用を制限している、(2)その規則が起草された当初には予想されなかったほどのコンプライアンスのコストの著しい増加、(3)公衆の健康への著しい利益をもたらすことなく技術刷新やテクノロジーの進歩が殺がれるということである。特にPart 11のバリデーション、監査証跡(audit trail)、記録保管(record retention)、記録コピー(recordcopying)、そしてレガシーシステムに対する要求事項のエリアでこれらの懸念が生じた。

2003年2月4日のFederal Registerで、我々は産業界のためのガイダンスドラフト21 CFR Part 11; Electronic Records;Electronic Signatures, Electronic Copies of Electronic Recordsの撤回を発表した。というのも、このガイダンスドラフトが新しいCGMP主導の中でもはやFDAのアプローチを代表するものではなくなるかもしれないのに、ガイダンスドラフトにレビュやコメントをしようとして産業界が時間を無駄にすることを避けたかったのである。もうひとつのPart 11は、産業界が既にそれについてコメントしたりレビュしたりする機会があったので、適切に残してある。

しかしながら、このガイダンスの作成中に、FDAはもうひとつのPart 11バリデーション、用語集、タイムスタンプ、電子記録保持、そしてCPG7153.17についてのガイダンスドキュメントドラフトが残してあるのは混乱を招くのではないか、とみている。したがって、FDAはこれらのガイダンスドラフトとCPG7153.17を電子記録の電子コピーについてのガイダンスと同様に撤回する。FDAはこれらのガイダンスドラフトについての貴重な公のコメントを受け取ったので、当局の今後のPart 11に関する意思決定に反映させるようにその情報を利用する意向である。

我々はこれからPart 11の再検討をすることを決定済みであり、その規制条項を訂正する可能性もある。規則制定を通じて訂正されるかもしれないPart 11の要求事項に応じるための不必要なリソースの消費を避けるために、我々はPart11の再検討中に、Part 11要求事項のある項目についてどのようにして施行の規制裁量を行う予定なのかを述べるために本ガイダンスを発行する。

III.ディスカッション
A.Part 11の要求事項に対する総体的なアプローチ

下記に詳しく述べているとおり、本ガイダンスで概説するアプローチは3つの主な要素に基づいている。 Part 11は狭義に解釈する
Part 11に従うとみなされる記録がより少なくなるということが目下明らかになりつつある。
Part 11に従うものとして明らかにするそれらの記録に対して、ガイダンスで述べた方法でバリデーション、監査証跡、記録保持、記録のコピーに対するPart 11要求事項に関する行政措置、およびPart 11の発効日以前に稼動していたシステムにもPart 11を適用する行政措置を我々は執り行う予定である
FDA は、Part 11に従う記録に対する規則の要求事項を執行する。

FDAが執り行うこのガイダンスで述べたとおりの行政措置は、Part 11要求事項に特化されたものに限られていることに留意することが重要である。我々はPart 11の他の全規定を執行する意向である。その規定には§11.10のクローズドシステムに対する特定の管理(例えば、オーソライズされた個人にシステムアクセスを限定、オペレーションシステムチェックの使用、オーソリティチェックの使用、デバイスチェックの使用、電子システムを開発、管理もしくは利用する人物が教育・トレーニングを受け、割り当てられたタスク実行の経験をもっていることの決断、電子署名のもとで開始された作業に責任ある個人が携える文書化したポリシーの確立および遵守、システムのドキュメンテーションの適切な管理)、オープンシステムに対応するコントロール(§ 11.30)、および電子署名に関連する要求事項(例、§§ 11.50, 11.70, 11.100, 11.200, および11.300)を含むが、これらに限定はしない。我々は、これらの規定に対する規制の継続を期待し、規制の施行を継続する。さらに、個人は該当するプレディケート・ルールに従わなければならず、管理・提出を要求されている記録はプレディケート・ルールに基づいて安全性、信頼性のあるものでなければならない。

B.アプローチの詳細 −Part 11の範囲
1.範囲の狭義解釈

我々は、Part 11の範囲については異なる見解があることを承知している。Part 11の範囲を非常に広く解釈している者もいる。広義の解釈を行った場合、公共の健康に与える利益を提供することがないうえ、不必要なコントロールやコストがかかり、また技術的進歩や刷新を減速させることになると我々は考える。その結果、当局はPart 11の範囲を狭義に解釈する方向にあることを明確にしたい。

Part 11の範囲を狭義に解釈するとして、管理や提出を要求された記録に関し、担当者が紙形式の代わりに電子形式で使用する記録を選ぶ際にPart 11を適用する。一方、コンピュータを用いて電子記録を紙出力するとき、その紙の記録が該当するプレディケート・ルールのすべての要求事項を満たしており、担当者が紙記録において規制遵守を遂行している中で、まれにコンピュータを使用することはPart 11にあたらない。そのような場合、FDAは通常§§ 11.2(a) と11.2(b)に基づき、担当者が"紙記録の代わりに電子記録を使用"したとはみなさない。

2.Part11記録の定義

狭義の解釈のもとで、FDAはPart 11を下記の電子形式による記録や署名に適用するとみなす(Part 11 記録もしくは署名)。

記録はプレディケート・ルールによって管理することが要求され、紙形式に代わり、電子形式で管理する。一方、プレディケート・ルールに従って保持するよう要求されないにもかかわらず電子形式で管理する記録(および関連したあらゆる署名)は、Part 11記録ではない。

プレディケート・ルールで管理することが要求される記録は、紙形式に加え、電子形式で管理し、規制を遵守すること。

実際のビジネスにおいては、§ 11.2(a)に従い、紙記録に代わり電子記録を使用するかどうか、決定することがある。例えば、記録をプレディケート・ルールによって管理することが要求され、コンピュータを用いて電子記録を紙に出力するが、それにもかかわらず電子記録に基づいて規制遵守作業を遂行する場合、当局は紙記録の代わりに電子記録を使用しているとみなす可能性がある。つまり、当局はPart 11を適用するかどうかを決定する際に、ビジネス業務を考慮する可能性がある。

したがって、プレディケート・ルールによって管理することが要求される各記録に対し、規制遵守作業を行う際に、電子記録と紙記録のどちらに基づくか前もって決定し、その決定を文書化する(例、標準業務手順書で(SOP))ことを勧める。

(たとえその記録が明確に当局の規制で特定していないとしても)プレディケート・ルールの下でFDAに提出した電子形式の記録(当局が容認する電子形式の提出形態として、記録が狭義事項に適合していることになる)

しかしながら、それ自体は提出されないが申請書を作り出すのに用いられる記録は、プレディケート・ルールによって管理することを要求され電子形式で管理するものでない限りは、Part 11の記録ではない

プレディケート・ルールによって要求される手書きの署名、イニシャル、および他の一般的なサインと同等の電子署名

C.Part11要求事項への特化したアプローチ
1.バリデーション

当局は、コンピュータ化したシステムのバリデーションに特化したPart 11要求事項(§ 11.10(a)と§ 11.30中の対応する 要求事項)に関する行政措置を実施する予定である。担当者は、バリデーションのための該当するプレディケート・ルー ルの要求事項すべてに従わなければならない(例、 21 CFR 820.70(i))。

システムをバリデートするプレディケート・ルールの要求事項がない事例があったとしても、システムをバリデートすることはシステムに含まれるPart 11記録の正確性と信頼性を保証するのに重要となりうる。システムに含まれる記録の正確性と信頼性を保証するために、そのようなシステムのバリデートおよびバリデーションの程度は、プレディケート・ルールの要求事項に基づいて決定することを奨励する。また、適正化・文書化したリスク調査に基づいて、および製品の品質と安全性および記録の完全性に影響するシステムの可能性の決定に基づいてアプローチすることを勧める。例えば、SOPを作成するためにのみ使用されるワードプロセッサーは、バリデートされる必要はほとんどない。

コンピュータ化されたシステムのさらなるバリデーションのガイダンスについては、業界向けのFDAガイダンスとFDAスタッフGeneral Principles of Software Validationと、GAMP 4 Guideといった業界向けのガイダンスを参照のこと。

2.監査証跡

当局は、コンピュータによって作成される、時間が明確な監査証跡に関連したPart 11 要求事項(§ 11.10(a)と§ 11.30中の対応する要求事項)に関する行政措置を実施する予定である。なお担当者は、たとえば日付(例、§ 58.130(e))、時間、イベントの順序などのドキュメンテーションに関連する、該当するプレディケート・ルールの要求事項すべてに従わなければならない。

たとえば、ある事例における日付、時間、イベントの順序を文書化するプレディケート・ルールの要求事項がないとしても、記録の信用性と信頼性を保障するために監査証跡もしくは他の物理的、論理的、手続上安全な手段をもつことは重要となりうる。監査証跡や他の適切な手段を適用するかどうかは、プレディケート・ルールの要求事項を遵守する必要性、適正化し、文書化したリスク調査、および製品の品質と安全性および記録の完全性に及ぼす潜在的な影響の決定に基づくことを勧める。また、そういった調査の基づいて適切なコントロールを適用することを勧める。ユーザが通常操作の際に規制された記録を作成、修正もしくは削除する場合において、監査証跡は特に重要である。

3.レガシーシステム

当局は、レガシーシステムに関し、Part 11の発効日である1997年8月20日より前のプレディケート・ルールの要求事項に該当するもの以外は、Part 11要求事項に関する行政措置を実施する予定である。これは、当局は通常、いかなるPar11の要求事項にも遵守させる行政措置を取らないということを意味する。しかしながら、すべてのシステムは該当するプレディケート・ルールの要求事項すべてに応じなければならず、意図された使用法に適合すべきである。

4.記録のコピー

当局は、記録のコピーの作成に関連したPart 11の要求事項(§11.10(a)と§11.30中の対応するあらゆる要求事項)に関する行政措置を実施する予定である。査察中は、調査員に適切で有用な記録へのアクセスを与えるべきである。保持しているすべての記録はプレディケート・ルールに基づき、査察の対象とされる(例、§§211.180(c)、(d)、および108.35(c)(3)、(ii))。

我々は、電子記録のコピーを下記のように作成することを勧める。

  • 記録を保存する通常のポータブルな形式で記録のコピーを作成する
  • 自動変換もしくはエキスポートの方法を用いて、可能ならばより通常に近い形式(PDFを含む)でコピーを作成する

どちらの場合も、使用するコピープロセスが、記録の内容と意味を保管するコピーを作成できることを確実にするよう我々は推奨する。当事者にサーチ、ソート、もしくはPart 11向けの記録をする能力がある場合は、技術的に可能であれば、当局に提供するコピーには同等の能力を提供すべきである。当事者のサイトで当事者のハードウェアとソフトウエアを用い、確立された手順と記録にアクセスする技術に従って査察、レビュ、人が読解できる形での記録のコピーを行うべきである。

5.記録保持

当局は、記録の保持期間中、正確で準備の整った回復を可能にする記録を保護するために、Part 11の要求事項(§11.10(a)と§11.30中の対応するあらゆる要求事項)に関する行政措置を実施する予定である。なお担当者は記録の保持と有効性に対し、すべての該当するプレディケート・ルールの要求事項に従わなければならない (例、§§ 211.180(c),(d), 108.25(g), および108.35(h))。

記録の維持方法の決定はプレディケート・ルールの要求事項の基づき、その決定を適正化し、文書化したリスク調査、オーバータイムの記録の確定に基づかせることを奨励する。

当事者がマイクロフィルム、マイクロフィッシュ、および紙のような非電子メディアで、あるいはPDFのような標準的な電子ファイル形式で要求された電子形式の記録を保管することを決定しても、FDAは通常異議を唱えない。当事者は、すべて該当するプレディケート・ルールの要求事項に従わなければならない。また、記録それ自体と要求された記録のあらゆるコピーはその内容と意味を保持すべきである。加えて、プレディケート・ルールの要求事項が満たされ、それらの記録の内容と意味が保持されている限り、紙記録と電子記録および署名の構成要素は共存可能である(すなわち、ハイブリッドな状態)。

参考文献
  • Food and Drug Administration References 284 285
  • Glossary of Computerized System and Software Development Terminology (Division of 286 Field Investigations, Office of Regional Operations, Office of Regulatory Affairs, FDA 287 1995) (http://www.fda.gov/ora/inspect_ref/igs/gloss.html) 288 289
  • General Principles of Software Validation; Final Guidance for Industry and FDA Staff 290 (FDA, Center for Devices and Radiological Health, Center for Biologics Evaluation and 291 Research, 2002) (http://www.fda.gov/cdrh/comp/guidance/938.html) 292 293
  • Guidance for Industry, FDA Reviewers, and Compliance on Off-The-Shelf Software Use 294 in Medical Devices (FDA, Center for Devices and Radiological Health, 1999) 295 (http://www.fda.gov/cdrh/ode/guidance/585.html) 296 297
  • Pharmaceutical CGMPs for the 21st Century: A Risk-Based Approach; A Science and 298 Risk-Based Approach to Product Quality Regulation Incorporating an Integrated Quality 299 Systems Approach (FDA 2002)(http://www. fda.gov/oc/guidance/gmp.html) 300 301 302 Other U.S. Federal References 303 304
  • NIST Special Publication SP800-30: Risk Management Guide for Information 305 Technology Systems (National Institute of Standards and Technology, U.S. Department of 306 Commerce, 2002) (http://csrc.nist.gov/publications/nistpubs/800-30/sp800-30.pdf) 307 308 Industry References 309 310
  • The Good Automated Manufacturing Practice (GAMP) Guide for Validation of 311 Automated, GAMP 4 (ISPE/GAMP Forum, 2001) (http://www.ispe.org/gamp/) 312 313
  • ISO/IEC 17799:2000 (BS 7799:2000) Information technology - Code of practice for 314