一般文書と確定した記録を、1つの場所で安全に扱う。
部署の資料や社外とやり取りするファイルが、個人のパソコンや共有フォルダに散らばっていませんか。確定した記録を、誰でも消せる場所に置いていませんか。電子文書管理（EDMS）は、全社員が使う一般文書のドライブと、確定した記録を保管する記録ドライブをまとめたシステムです。
主な機能
作業用・共有用・確定した記録の保管用と、置き場所を目的ごとに分けて管理します。
確定した記録は、発生元の記録番号ごとに記録ドライブへ保管します。
置き場所は、目的ごとに分かれます
- フォルダを作り、部署ごとに閲覧と編集を設定
- ファイルをアップロード
- チェックアウトして改訂（版の履歴が残る）
- 社外へは期限付きの共有リンクで渡す
- イベントをクローズ
- 確定版のレポート（Word）を自動で保存
- 発生元の記録番号ごとに保管
- 利用者は削除できない
個人の作業用、全社の共有用、確定した記録の保管用と、目的ごとに置き場所を分けて管理します。ファイルの版の履歴、社外への共有、検索、誤って消したときの復元まで、ひとつのシステムで扱えます。
マイドライブ（個人の作業場所）
利用者ごとに用意される、本人だけが使えるドライブです。下書きや個人の作業ファイルを置けます。マイドライブの文書は、統制外の文書として表示します。正式な規程や手順書と取り違えないための区別です。
全社ドライブ（部署・グループでの共有）
全社で共有するドライブです。グループ・部署ごとに、閲覧と編集を設定できます。部署の中だけで使う資料と、全社に見せる資料を分けて置けます。
- 部署の資料、会議資料、社内の連絡文書などの置き場所に向いています
- グループや部署は、管理画面で設定したものを使います
フォルダとファイルの操作
ふだんのファイル操作を、ブラウザの画面で行えます。フォルダを作り、ファイルをアップロードし、名前の変更・移動・コピーができます。
- アップロードは 1 ファイル 20GB まで
- フォルダの作成・名前の変更・移動・コピー
ディスクの容量を超えると、新しいファイルは保存できなくなります。保存済みのファイルは削除しません。
チェックアウトと版の履歴
編集する人がファイルをチェックアウトすると、その間、ほかの人は編集できません。ファイルの版は履歴として残り、必要なら前の版に復元できます。
- 同じファイルを複数の人が同時に書き換える事故を防ぎます
- 版の履歴から、前の版へ戻せます
社外共有リンク
取引先など社外の方にファイルを渡すときは、期限付きの共有リンクを発行します。受け取る方はログインせずに開けます。リンクはいつでも取り消せ、開かれた回数も数えます。
- 期限を決めて発行します
- 不要になったら取り消せます
- 開かれた回数を確認できます
社外共有リンクを使えるのは一般文書だけです。
記録ドライブ（確定した記録の保管）
確定版の記録を、発生元の記録番号ごとに保管します。たとえば、ある逸脱の確定版レポートは、その逸脱の番号のもとに保管されます。利用者は記録を削除できません。
- 削除が必要なときは、電子署名と保管期限の確認を経た、統制された削除で行います
- 記録のダウンロードは、監査証跡に残ります
電子署名と監査証跡の共通の仕組みは、紹介ページでご説明しています。
イベントの確定版レポートの自動保存
イベント管理で、逸脱・不適合品・回収／改修・CAPA・苦情・変更・内部監査をクローズすると、確定版のレポート（Word）を記録ドライブへ自動で保存します。担当者がレポートを作って保存し直す手間がかかりません。
- 対象：逸脱・不適合品・回収／改修・CAPA・苦情・変更・内部監査の 7 種類
- 保存先：記録ドライブの、発生元の番号ごとの場所
一般文書の AI 改訂案
一般文書について、AI に改訂案を作らせることができます。結果は元のファイルの形式に合わせて返り、どこをどう直す提案なのかを確かめられます。採らない場合は、元の版に戻せます。
- Word：変更履歴とコメントで返します
- Excel・PowerPoint：差し替えとコメントで返します
- PDF：付箋コメントで返します
手書き記録の文字起こし
紙の記録をスキャンした画像や、画像の PDF を、AI が文字にします。原本のファイルは変えません。読めない箇所には【判読不能】、不確かな箇所には【不確か:】と印を付けるので、確かめるべき箇所がひと目で分かります。
- 対象：スキャン画像・画像の PDF
- 原本は変えずに残します
横断検索
統制文書と一般文書を、まとめて検索できます。QMS管理で管理する規程・手順書と、ドライブにある一般文書を、別々の画面で探し直す必要がありません。
逸脱・CAPA などのイベントは、横断検索の対象外です。イベント管理のそれぞれの一覧で検索します。
ゴミ箱
削除したファイルは、まずゴミ箱に移ります。30 日間は元に戻せます。30 日を過ぎると、自動で削除されます。
規程・手順書・様式などの統制文書は、QMS管理（M12）で、起案から AI レビュー・承認・発効まで管理します。電子文書管理は、一般文書と確定した記録を受け持ちます。
使い方の例
- 置き場所を決める全社ドライブにフォルダを作り、グループ・部署ごとに閲覧と編集を設定します。
- アップロードする担当者がファイルをアップロードします。下書きは自分のマイドライブに置いてもかまいません。
- チェックアウトして直す改訂するときはチェックアウトします。その間、ほかの人は編集できません。版の履歴から、前の版にも戻せます。
- AI の改訂案を参考にする必要に応じて AI に改訂案を作らせ、変更履歴やコメントを見て採否を決めます。
- 社外へ渡す取引先に渡すときは、期限付きの共有リンクを発行します。用が済んだら取り消します。
- 不要なファイルを片付ける削除したファイルはゴミ箱に入り、30 日間は元に戻せます。
AI が下書きし、人が決める
AI が下書き・提案すること
- 一般文書の改訂案（Word は変更履歴とコメント、Excel・PowerPoint は差し替えとコメント、PDF は付箋コメント）
- スキャン画像・画像の PDF からの文字起こし（読めない箇所は【判読不能】、不確かな箇所は【不確か:】の印付き）
人が決めること
- AI の改訂案を採るかどうか（採らない場合は、元の版に戻せます）
- 文字起こしで印が付いた箇所の確認（原本は変えずに残ります）
- 記録ドライブの記録の削除（電子署名と保管期限の確認を経て行います）
AI ができるのは、提案と下書きまでです。お客様のデータを AI の学習に使いません。
出力・記録
| 出力・記録 | 内容 |
|---|---|
| 文書ファイルと版の履歴 | アップロードしたファイルと、過去の版。前の版へ復元できます |
| AI 改訂案 | Word は変更履歴とコメント、Excel・PowerPoint は差し替えとコメント、PDF は付箋コメント |
| 文字起こしの結果 | 原本は変えません。【判読不能】【不確か:】の印付き |
| イベントの確定版レポート（Word） | 逸脱・不適合品・回収／改修・CAPA・苦情・変更・内部監査のクローズ時に、記録ドライブへ自動で保存 |
| 社外共有リンクの利用 | リンクごとに、開かれた回数を数えます |
| 記録のダウンロード | 記録ドライブからのダウンロードは、監査証跡に残ります |
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