「文書化していない＝やっていない」とみなされる

「その作業はちゃんとやっている。ただ、いちいち記録に残していないだけだ」ーー査察の現場で、経験豊富な担当者ほど、この弁明を口にする。長年きちんと運用してきたという自負があるからだ。

しかし査察の世界では、この主張は通らない。査察において、記録がなければ、実施の事実を客観的に確認できないものとして扱われることがある。これは意地悪なルールではなく、査察という営みの根本原理である。

査察官は、あなたの日々の仕事を隣で見ていたわけではない。彼らが判断の拠り所にできるのは、その場で示せる客観的な証拠ーーすなわち記録だけだ。「やっている」という言葉は検証できないが「いつ、誰が、何を、どう行ったか」を示す記録は検証できる。

だから規制の世界は、言葉ではなく記録を信じる。口頭の説明は、記録という証拠の裏づけがあって初めて意味を持つ。

これはまさにShow me, don’t tell meの世界である。筆者が繰り返し言うのは、査察で問われるのは「決めたこと」と「やっていること」が一致し、それを記録で示せるか、の一点だということだ。手順書に立派なことが書いてあっても、その通りにやった証拠がなければ、決めごとは絵に描いた餅にすぎない。

逆に、記録さえきちんと残っていれば、地味な運用でも「決めた通りに動いている組織」として信頼される。証拠を残すことは、事務作業ではなく、自らの正しさを証明する唯一の手段なのだ。経験者ほど、この記録の重みを軽視しがちだ。

「わかっているからいちいち書かない」「阿吽の呼吸で回っている」ーー熟練の現場ほど、暗黙知に頼り、記録を後回しにする。だが、その暗黙知は、担当者が辞めた瞬間に消える。そして査察官の前では、頭の中の熟練は一切の証拠能力を持たない。

ベテランの経験は、記録に落とされて初めて、組織の資産になる。実務でこの原則が牙をむくのは、往々にして「やったが記録が薄い」場面である。検査は確かに実施した、しかしその記録が結論だけで、判定の根拠や測定値、実施者や日時が欠けているーー査察官はこれを「実施したとは認められない」と扱う。

記録は、第三者がそれだけを見て確認・評価できる内容でなければならない。経験者が「わかっているから」と省く細部こそ、後で自分たちの正しさを証明する材料になる。記録の詳しさは、疑われたときの防具の厚さである。経験の厚みは、記録の厚みへ翻訳して初めて、査察という場で力を発揮するのである。

言い換えれば、記録とは「未来の自分と、その場にいなかった第三者へ宛てた証言」である。今日やったことを、半年後の自分が、あるいは初めて会う査察官が、正しく再現できるか。その問いに記録で答えられない仕事は、たとえ完璧に実行されていても、査察という舞台の上では、存在しなかったことになるのである。

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