文書管理規程の作り方|版管理・承認・配布のルール【M1-2】
文書管理は、正しい版の文書だけが現場で使われる状態を保証する仕組みです。承認・改訂・配布・廃止・外部文書の管理を定めます。ここが崩れると、古い手順で作業する等の重大な逸脱に直結します。
なぜ必要か(規制要求)
- ISO13485:2016 4.2.4は、発行前承認、変更時の再承認、改訂状況の識別、最新版の入手可能性、可読性維持、外部文書の識別/配布管理、廃止文書の誤用防止を要求。
- QMS省令も同等の文書管理手順の文書化を要求。
記載のポイント
- 版数・改訂履歴・承認者を様式(F201)で残す。
- 有効文書一覧(F202)・外部文書一覧(F205)で最新版を可視化。
- 廃止文書(F204)は回収または誤用防止表示。文書/様式テンプレート(F206/F207)で体裁統一。
よくある不備
- ✕ 改訂後も旧版が現場に残り混在。
- ✕ 承認記録がなく追えない。
- ✕ 外部規格の最新版管理が抜け。
- ✕ 様式だけ差し替えて規程と不整合。
当社の作成例とプレビュー
該当文書:MD-QMS-K2 文書管理規程、S201 手順書、F201〜F208 様式
▼ 当社の作成例(QMS工房が土台にしている文書)の全文プレビュー(透かし付き・閲覧のみ/ダウンロード・印刷不可)
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ご質問は申込時に事前にお寄せいただけます(会社名の記入は不要です)。回答は一般的な考え方としてお伝えするもので、規制要件への適合を保証するものではありません。参加される方による録音・録画・画面の撮影は、ご遠慮ください(ほかの参加者のご相談の内容を守るため)。
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